Projektabrechnung Vorlage Excel

Dienstleistungsunternehmen wie Agenturen und IT-Beratungen steuern Rendite über Budgets, Ist-Kosten und Auslastung. Häufig liegen diese Daten verstreut in Timesheets, E-Mails oder ERP-Exporten. Die Folge: verspätete Warnsignale, ad-hoc-Entscheidungen und unnötige Budgetüberschreitungen. Eine klare, konsolidierte Projektabrechnung in Excel bündelt genau diese Kennzahlen, zeigt Abweichungen früh und macht Prioritäten sichtbar – ohne neue Software oder Prozessbrüche.

Die bereitgestellte Vorlage liefert einen sofort nutzbaren Überblick über 18 Beispielprojekte inklusive Status in Prozent. Sie verdichtet Leistungspositionen (Menge × Preis), Summen und Durchschnittswerte zu einem KPI-Board mit Diagrammen. So erkennen Sie binnen Minuten, welche Projekte nahe 90–100% Budgetverbrauch liegen, wo Puffer existiert und welche Top-10 Fälle Aufmerksamkeit brauchen.

• Sofort-Überblick über 18 Projekte inkl. Budgetverbrauch (%)
• Frühwarnung bei Budgetabweichungen in € und %
• Automatische Summen, Durchschnittswerte und KPI-Board
• Leistungspositionen je Projekt (Menge × Preis) mit Gesamt
• Top-10 Vergleich Budget vs. Ist zur Priorisierung
• Filter und fixierte Kopfzeilen für schnelle Analysen

Tab 1 – Projektabrechnung: Zentrale Liste mit Projektname, Kunde, Start, Ende, Budget (Spalte F), Ist-Kosten (Spalte G), Abweichung in € (Formel: G − F), Status in % (Budgetverbrauch: G/F). Kopfzeilen sind fixiert, AutoFilter aktiv. Unten eine Summenzeile mit Gesamtbudget, Gesamt-Ist, Gesamt-Abweichung sowie Ø Budgetverbrauch über alle Projekte. Bedingte Formatierung markiert z. B. >90% Verbrauch.

Tab 2 – Leistungspositionen: Detailtabelle je Projekt mit Spalten Projekt-ID/-Name, Position, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtbetrag (Formel: Menge × Preis), Leistungsdatum und optional Kostenstelle. Eine Gesamtsumme am Tabellenende konsolidiert alle Positionen; die Summen je Projekt fließen zurück in die Ist-Kosten der Projektliste (über aggregierende Formeln).

Tab 3 – Übersicht: KPI-Tafel zieht live aus der Projektliste: Anzahl Projekte, Gesamtbudget, Gesamt-Ist, Gesamt-Abweichung, Ø Auslastung/Verbrauch. Diagramme (z. B. Top-10 Budget vs. Ist, Trend Budgetverbrauch) unterstützen schnelle Steuerungsentscheide.

Automationen und Standards: Datumsformat TT.MM.JJJJ, Währung €; Berechnungen: Abweichung je Projekt (G − F), Budgetverbrauch in % (G/F), Gesamtsummen für Budget/Ist/Abweichung, Durchschnitt Budgetverbrauch, Leistungspositionen (Menge × Preis). Filter, fixierte Kopfzeilen und konsistente Nummernformate sind vorkonfiguriert.

1. Öffnen Sie die Datei, aktivieren Sie Bearbeitung und speichern Sie unter neuem Namen (z. B. „Projektabrechnung_Q2.xlsx“).
2. Wechseln Sie zu „Projektabrechnung“. Ersetzen Sie die 18 Beispielprojekte durch Ihre Projekte: Name, Kunde, Start/Ende, Budget (€).
3. Erfassen Sie Ist-Kosten: entweder direkt als Summe je Projekt oder granular in „Leistungspositionen“ (empfohlen).
4. In „Leistungspositionen“ tragen Sie pro Projekt Positionen ein: Menge, Einheit (h, PT, Fix), Einzelpreis. Der Gesamtbetrag berechnet sich automatisch (Menge × Preis).
5. Die Vorlage aggregiert die Positionen pro Projekt in die Ist-Spalte (G) der Projektliste. Prüfen Sie Abweichung (G − F) und Budgetverbrauch (G/F in %).
6. Nutzen Sie Filter (z. B. Status ≥ 80%) und sortieren Sie nach Abweichung €, um kritische Projekte nach oben zu holen.
7. Öffnen Sie „Übersicht“ für das KPI-Board und die Diagramme (Top-10 Budget vs. Ist). Stimmen Summen und Ø-Verbrauch mit Ihrer Erwartung überein?
8. Exportieren Sie bei Bedarf als PDF (A4 quer, skalieren auf eine Seite breit) für Lenkungskreise.

Warnhinweis: Löschen oder überschreiben Sie keine Formelfelder (z. B. Abweichung, Prozent). Fügen Sie neue Projekte über „Zeile einfügen“ ein, damit Formatierung und Formeln mitwandern.

Tipp: Konvertieren Sie die Listen mit Strg+T in „intelligente Tabellen“. Dadurch erweitern sich Formeln, Filter und Formatierungen automatisch beim Hinzufügen weiterer Zeilen.

Vorteile Excel: Sofort verfügbar, keine Zusatzkosten, flexibel anpassbar (Spalten, Berechnungen, Diagramme), funktioniert offline, ideal für 10–30 parallel aktive Projekte mit monatlichem Reporting. Schnell für Ad-hoc-Analysen (Filter, Sortierung, Top-10).

Grenzen: Mehrbenutzerfähigkeit ist eingeschränkt (gleichzeitiges Bearbeiten riskant), fehlende Prüfprozesse und Berechtigungen, manuelle Datenimporte (Timesheets/ERP), höhere Fehleranfälligkeit bei komplexen Formeln, Skalierung ab ca. 100+ Projekten oder täglichem Takt anspruchsvoll.

Alternativen: PSA-/ERP-Tools (z. B. Mavenlink/Kantata, SAP PSA, Jira + Tempo, Asana + Harvest) integrieren Timesheets, Budgets, Freigaben und Zugriffsrechte; BI-Dashboards (Power BI, Looker Studio) visualisieren große Datenmengen mit automatischen Aktualisierungen.

Empfehlung: Nutzen Sie die Excel-Vorlage, wenn Sie schnell konsolidieren, Abweichungen steuern und Entscheidungen treffen müssen – besonders in kleinen Teams oder für Pilotprojekte. Ab ~50 aktiven Projekten, täglichem Forecasting oder Bedarf an Genehmigungs-Workflows lohnt der Wechsel zu PSA plus angebundenem BI. Bis dahin liefert die Vorlage ein sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Häufige Fehler

• Formeln überschrieben: Manuelles Tippen in Abweichung (%) zerstört Berechnungen. Besser: nur Eingabefelder (Budget, Menge, Preis) editieren; Formelfelder sperren.
• Uneinheitliche Projekt-IDs: „PRJ-07“ vs. „Proj7“ verhindert die korrekte Aggregation der Leistungspositionen. Verwenden Sie ein fixes Schema (z. B. „PRJ-2025-007“).
• Falsche Formate: Tausender-/Dezimaltrennzeichen oder Währung nicht einheitlich – Summen weichen ab. Prüfen Sie mit Strg+1 die Formate (Währung €, zwei Dezimalstellen).

Profi-Tipps

• Tabellen statt Bereiche: Wandeln Sie Listen mit Strg+T um. Vorteile: automatische Ausfüllung neuer Zeilen, strukturierte Verweise, stabile Diagramm-Datenquellen. Summen per Alt+= schnell ergänzen.
• Regeln für Frühwarnungen: Bedingte Formatierung bei Budgetverbrauch ≥ 85% Gelb, ≥ 95% Rot; KPI-Board zeigt Anzahl kritischer Projekte. So erkennen Sie Engpässe vor Monatsende.
• XVERWEIS sauber einsetzen: Ziehen Sie Ist-Kosten je Projekt-ID aus „Leistungspositionen“; bei #N/V Standardwert 0 setzen. Das verhindert Lücken bei neuen Projekten.

Kurze Anekdote: Eine IT-Beratung entdeckte dank wöchentlicher Sicht auf das Top-10-Diagramm einen Ausreißer (+18.400 € Abweichung). Durch sofortige Leistungsbegrenzung und Change Request sank die Monatsabweichung auf +6.900 € – ohne Kundenkonflikt.