Preisspiegel Excel

Wenn Sie regelmäßig Angebote von mehreren Lieferanten einholen, verlieren Sie ohne klare Struktur schnell den Überblick. Ein Preisspiegel in Excel bündelt die Preise von drei Lieferanten über rund 20 Produkte in einer Tabelle, berechnet je Position automatisch den Bestpreis und macht Unterschiede objektiv sichtbar. So erkennen Sie auf einen Blick, wo Einsparpotenziale liegen, welche Anbieter konstant gut sind und wie sich der Marktpreis nivelliert.

Die Wirkung im Tagesgeschäft: weniger Nachfragen, schnellere Vergaben, belastbare Argumente in Verhandlungen. Durch Durchschnittswerte pro Lieferant und einen Markt-Durchschnitt der Bestpreise erhalten Sie ein neutrales Benchmarking. Ergänzt um ein Säulendiagramm und einen Kennzahlenblock entsteht eine kompakte Marktanalyse, die Entscheidung und Reporting abkürzt.

• Transparenter Vergleich: 20 Artikel × 3 Lieferanten auf einen Blick
• Je Position automatisch der Bestpreis per MIN()-Formel
• Durchschnittswerte je Lieferant sowie Markt-Durchschnitt der Bestpreise
• Kennzahlenblock: Produktanzahl, Markt-ø, min/max, Gesamt-Einsparpotenzial
• Filter und fixierte Kopfzeile für schnelle Selektion
• Visuelle Entscheidungshilfe per Säulendiagramm

Der Preisspiegel besteht aus zwei Tabs mit klarer Aufgabenverteilung und leichten Automationen.

Tab Preisvergleich: Haupttabelle mit Artikelnummer, Bezeichnung, drei Lieferantenpreisen und einer Bestpreis-Spalte. Pro Artikel werden drei Preise eingetragen, der günstigste Preis wird automatisch via MIN() ermittelt. Am Tabellenende liefert eine Durchschnittszeile die Lieferanten-Durchschnittspreise sowie den Markt-Durchschnitt als Mittel der Bestpreise. AutoFilter sind aktiv, ab Zeile 5 ist die Kopfzeile fixiert, damit Bezeichnungen beim Scrollen sichtbar bleiben.

Tab Marktanalyse: Verdichtung auf Lieferantenebene. Für jeden Anbieter werden Durchschnittspreis, Anzahl der günstigsten Angebote, der Preisvorteil gesamt sowie eine Empfehlung ausgegeben. Der Preisvorteil gesamt berechnet sich als (Markt-Durchschnitt − Lieferanten-Durchschnitt) × 20 Produkte. Ab Zelle A10 visualisiert ein Säulendiagramm die Lieferanten-Durchschnitte. Ab A25 bis B30 fasst ein Kennzahlenblock die wichtigsten KPIs zusammen: Anzahl Produkte (COUNTA), Markt-ø, min/max der Bestpreise, Summe der Preisvorteile.

Automationen: AVERAGE für Durchschnitte, MIN für Bestpreise, Schwellenwertsteuerung für die Empfehlung ⭐ TOP ab mindestens 7 günstigsten Angeboten. Hinweis: Die Zählung der Anzahl günstigster Angebote sollte mit SUMPRODUCT umgesetzt werden; COUNTIF mit Bereichskriterium liefert in Excel keine korrekten Ergebnisse. Eine optische Zellmarkierung des Bestpreises ist vorbereitet, jedoch noch nicht aktiviert.

1. Öffnen Sie den Tab Preisvergleich und prüfen Sie Kopfzeilen und Einheiten (z. B. EUR pro Stück).
2. Tragen Sie je Artikelnummer die drei Angebotspreise der Lieferanten in die vorgesehenen Spalten ein.
3. Kontrollieren Sie, dass die Bestpreis-Spalte die MIN()-Ergebnisse ausweist. Formatieren Sie als Währung mit zwei Dezimalstellen.
4. Blenden Sie mit dem AutoFilter einzelne Warengruppen, Lieferanten oder Preisbereiche ein bzw. aus, um Ausreißer zu prüfen.
5. Scrollen Sie durch die Liste; dank fixierter Kopfzeile ab Zeile 5 bleiben Bezeichnungen lesbar.
6. Wechseln Sie zur Marktanalyse. Prüfen Sie Lieferanten-Durchschnitt, Anzahl günstigster Angebote und die Empfehlung. Ab 7 Bestpreis-Treffern erscheint ⭐ TOP.
7. Bewerten Sie den Preisvorteil gesamt je Lieferant: (Markt-ø − Lieferanten-ø) × 20. Positive Werte signalisieren Einsparpotenzial gegenüber dem Markt-ø.
8. Navigieren Sie zum Kennzahlenblock (A25:B30) und dokumentieren Sie die Ergebnisse für Ihr internes Reporting.
9. Nutzen Sie das Säulendiagramm zur schnellen Präsentation im Einkaufsgremium.
10. Exportieren Sie bei Bedarf als PDF und hängen Sie die Quelldatei an die Vergabeakte an.

Warnhinweis: Die Metrik Anzahl günstigster Angebote benötigt in Excel eine robuste Formel wie SUMPRODUCT; COUNTIF mit Bereichskriterium liefert falsche Zählungen.

Tipp: Bei wiederkehrenden Artikeln sperren Sie Preislistenstände mit F4 für absolute Zellbezüge oder füllen Serien mit Strg+D effizient nach unten.

Vorteile Excel: Schnell startklar, keine Zusatzkosten, volle Transparenz über 20 Artikel × 3 Lieferanten. Formeln wie MIN und AVERAGE liefern sofort belastbare Kennzahlen. Filter, Freeze-Panes und ein simples Diagramm genügen für viele Einkaufsentscheidungen.

Grenzen Excel: Manuelle Pflege, keine Angebotsabgabe über Portal, eingeschränkte Rechteverwaltung und Versionskontrolle. Komplexe Metriken (z. B. gewichtete Kriterien, Staffelpreise, Mehrwährungen) erfordern erweiterte Formeln oder Makros. Ab etwa >100 Positionen und >5 Lieferanten wird die Fehleranfälligkeit höher.

Alternativen: E-Procurement-Tools bieten Angebotsabgabe, Audit-Trail, Workflows und gewichtete Vergaben. BI-Tools visualisieren Trends und Konsolidierungen über Warengruppen. Google Sheets ermöglicht kollaboratives Arbeiten, ist aber bei großen Dateien langsamer.

Empfehlung: Für 20 Produkte und 3 Lieferanten ist der Excel-Preisspiegel effizient und wirtschaftlich. Wächst der Umfang, ergänzen Sie um geprüfte Formeln für mehr Kriterien oder migrieren Sie zu einem E-Sourcing-Tool, sobald Prozesse, Compliance und Volumen dies rechtfertigen.

Häufige Fehler

• Falsche Zählung der günstigsten Angebote: COUNTIF mit Bereichskriterium liefert in Excel keine korrekten Matches. Folge: verzerrte Empfehlungen.
• Uneinheitliche Einheiten oder Incoterms: Preise je Stück vs. je Karton gemischt, fehlende Lieferbedingungen führen zu Schein-Vorteilen.
• Manuelles Überschreiben von Formeln in Summen- oder Durchschnittszellen, wodurch der Markt-ø und der Preisvorteil gesamt fehlerhaft werden.

Profi-Tipps

• Robuste Bestpreis-Logik und Zählung: Bestpreis mit MIN; Zählung der Bestpreise je Lieferant mit SUMPRODUCT, bei Gleichständen inklusive Toleranz, falls notwendig.
• Struktur und Geschwindigkeit: Aktivieren Sie AutoFilter mit Strg+Umschalt+L, fixieren Sie die Kopfzeile ab Zeile 5 und nutzen Sie Strg+D zum schnellen Ausfüllen nach unten.
• Anekdote aus dem Einkauf: Ein Team wunderte sich über nur 3 angeblich günstigste Treffer eines Stamm-Lieferanten. Ursache war eine COUNTIF-Logik, die Bereichsvergleiche falsch bewertete. Nach Umstellung auf SUMPRODUCT stieg der korrekte Wert auf 8 und der Lieferant erhielt zurecht die ⭐ TOP-Empfehlung.