Prognoserechnung Vermietung Excel Vorlage

Ob Eigentümer:in, Hausverwaltung oder Asset-Manager: Für die Jahresplanung zählt, was monatlich an Liquidität ankommt. Die Excel-Vorlage liefert eine transparente 12‑Monats-Prognose je Einheit und für das gesamte Objekt – Einnahmen, Kosten, Überschuss. So steuern Sie Mieten, Leerstand und Kosten mit klaren Zahlen statt Bauchgefühl.

Die Wirkung im Alltag: Sie sehen frühzeitig, wie sich Leerstand oder Indexierungen auswirken, erkennen Kostentreiber und können Rücklagen sowie Ausschüttungen realistisch planen. Der Aufbau bleibt schlank, die Logik ist nachvollziehbar – ideal für schnelle Entscheide und Reportings.

• Monatliche Cashflows Jan–Dez inkl. Gesamtsummen. Beispiel: Einnahmen 14.021 €/Monat, Kosten ca. 7.632 €/Monat, Überschuss ca. 6.389 €/Monat.
• Leerstandseffekt sofort sichtbar: 1 Einheit Leerstand ⇒ −1.360 €/Monat bzw. −16.320 €/Jahr.
• Klar getrennte Kosten: Betriebskosten ca. 5.550 €/Monat, sonstige Kosten ca. 2.082 €/Monat.
• Jahresüberschuss im Beispiel ca. 76,7 T€ – Herleitung aus Monatswerten.
• Einheitenübersicht mit Jahresmieten und Anteilen (Portfolioblick je Einheit).
• Sofort nutzbar: fertige Formatierung, Summen- und Monats-/Jahresbezüge ohne Formeleingabe.

Tabs

• Eingabedaten – Stammdaten (Objekt, Ort, Fläche, Anzahl Einheiten). Mietereinheiten mit m², €/m², Sollmiete/Monat = Fläche × €/m² (automatisch), Mieter/Leerstand, Mietbeginn. Zusätzlich jährliche Betriebs- und sonstige Kosten.
• Prognoserechnung – Monatsraster Jan–Dez für Mieteinnahmen, Betriebskosten, sonstige Kosten. Automatische Summen je Einheit (Zeile), je Monat (Spalte) und Jahresgesamt. Ergebniszeile: Überschuss (Cashflow).
• Jahresübersicht – Kennzahlen: Soll/Ist, Leerstand/Auslastung (fix hinterlegt: 1/8 bzw. 7/8), Gesamtkosten, Jahresüberschuss, Rendite = Jahresüberschuss ÷ Einnahmen, Kostenquote. Vermietungsübersicht je Einheit (Jahresmiete, Anteil) und Diagramm.

Automationen

• Monatsmatrix summiert automatisch je Einheit, je Monat und als Jahresgesamt.
• Jahreswerte „Mieteinnahmen gesamt“, „Betriebskosten gesamt“, „Sonstige Kosten gesamt“ werden referenziert und zum Überschuss verrechnet.
• Kennzahlenblatt zieht u. a. N12/N25/N33/N39 und berechnet Rendite, Leerstands- und Auslastungsquote.

Hinweise

• Prognose-Monatswerte sind aktuell fest hinterlegt (nicht dynamisch mit „Eingabedaten“ verknüpft).
• Kostenquote-Formel ist fachlich zu prüfen, falls Sie Netto-/Bruttologiken oder Umlagen anpassen.

1. Datei öffnen und unter neuem Namen speichern (Objekt_Jahr.xlsx), um die Vorlage unverändert zu behalten.
2. Eingabedaten füllen: Objektname, Adresse, Gesamtfläche, Anzahl Einheiten.
3. Mietereinheiten erfassen: je Einheit m² und €/m² eintragen. Die Sollmiete/Monat berechnet sich automatisch.
4. Status setzen: Mieter oder Leerstand wählen, Mietbeginn eintragen (für Ihre Notizen/Planung).
5. Kosten erfassen: jährliche Betriebskosten und sonstige Kosten (z. B. Verwaltung, Instandhaltung nicht umlagefähig, Finanzierungsspesen).
6. Prognoserechnung prüfen: Monatsraster Jan–Dez zeigt Mieteinnahmen, Betriebskosten, sonstige Kosten. Summen und Jahresgesamt werden automatisch berechnet.
7. Leerstand simulieren: 1 Einheit auf Leerstand setzen – Sie sehen sofort −1.360 €/Monat bzw. −16.320 €/Jahr weniger Einnahmen.
8. Zahlenbild validieren: Beispielwerte als Orientierung – Einnahmen ~14.021 €/Monat, Kosten ~7.632 €/Monat, Überschuss ~6.389 €/Monat; Jahresüberschuss ~76,7 T€.
9. Jahresübersicht lesen: Rendite, Kostenquote, Leerstand/Auslastung, Anteile je Einheit und Diagramm.
10. Export: PDF für Management-Report (Datei > Exportieren).
11. Warnhinweis: Die Monatswerte sind nicht dynamisch mit „Eingabedaten“ verknüpft. Bei Indexierung/Staffel bitte Monatszellen gezielt anpassen oder Formeln hinterlegen.
12. Tipp: Mit Alt+= Summen prüfen, Strg+1 formatieren, Ansicht > Fenster fixieren für große Objekte. Datenüberprüfung (Liste) verhindert Tippfehler bei „Mieter/Leerstand“.

Excel-Vorteile

• Schnell startklar, niedrige Kosten, volle Transparenz der Rechenlogik.
• Flexibel für Objektbesonderheiten (Indexierungen, Staffeln, Sonderkosten).
• Offline nutzbar; einfache Übergabe als PDF/XLSX an Stakeholder.

Grenzen

• Kein Mehrbenutzerbetrieb mit Rechtekonzept, Versionsrisiken bei E-Mail-Versand.
• Manuelle Pflege (Mieterwechsel, Staffeln) und Fehleranfälligkeit bei Kopieren.
• Kein integriertes Dokumenten-/Ticket- oder Zahlungsmanagement.

Alternativen

• Immobilien-/Verwaltungssoftware: Stärker bei Stammdaten, Buchungen, Mahnwesen, Meldungen; teurer, weniger frei adaptierbar.
• BI/Cloud (Power BI, Google Sheets): Bessere Kollaboration und Dashboards; erfordert Set-up (Datenmodell, Zugriffe).

Empfehlung: Für Einzelobjekte bis ~50 Einheiten oder die schnelle Jahresplanung ist die Vorlage ideal. Ab größeren Portfolios, täglicher Liquiditätssteuerung und Integrationsbedarf (Bank, ERP) lohnt der Umstieg bzw. Hybrid: Excel als Frontend, Datenhaltung in SharePoint/OneDrive und Visualisierung in Power BI.

Typische Fehler

• Feste Monatswerte ohne Logik: Indexierungen/Staffeln werden nicht in Jan–Dez eingepflegt → Jahresüberschuss zu hoch/niedrig. Lösung: Monatsmatrix mit Formeln verknüpfen.
• Nettokalt- vs. Bruttomiete verwechselt: Betriebskosten doppelt oder gar nicht berücksichtigt → Kostenquote unbrauchbar.
• Uneinheitliche Zeitachse: Verschobene Monatsreihen (z. B. Feb ausgelassen) erzeugen Summenfehler; besonders nach Spalteneinfügungen.

Profi-Tipps

• Saubere Struktur: Benannte Bereiche (Formeln > Namensmanager) für Einnahmen/Kosten; verhindert Bezugsfehler. Tastenkürzel: Strg+T für Tabellenobjekte mit Auto-Fill.
• Szenarien: Arbeiten Sie mit Was-wäre-wenn (Daten > Datentabelle) für Leerstand 0/1/2 Einheiten und €/m² ±0,50. Ergebnis: Bandbreite für Überschuss klar sichtbar.
• Praxis-Anekdote: Ein Asset-Manager sparte ~2 Std./Monat, nachdem er zusammengeführte Zellen entfernte, die Monatsmatrix fixierte und Leerstände per Liste steuerte. Kontrolle mit Alt+= (Schnellsummen) half, Abweichungen sofort zu finden.

Zusatz: Prüfen Sie im Kennzahlenblatt die Bezüge (z. B. N12/N25/N33/N39) und testen Sie die Kostenquote-Formel gegen eine Handrechnung. Farben: Grün = Eingaben, Grau = Formeln; das reduziert Fehlbearbeitungen.