Prüfprotokoll Elektrische Anlagen Excel

Wiederkehrende Prüfungen nach DIN VDE 0105‑100 und Erstprüfungen nach DIN VDE 0100‑600 verlangen eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation. In der Praxis fehlt häufig ein einheitliches Format: Messwerte stehen in Notizen, Grenzwerte in Köpfen, Mängellisten in separaten Dateien. Das führt zu Mehrarbeit, Diskussionen im Audit und unklaren Fristen für die nächste Prüfung.

Unsere Excel‑Vorlage standardisiert die Erfassung über 20 Prüfpunkte (erweiterbar), bewertet Messwerte automatisch gegen Grenzwerte und erstellt Prüfprotokoll, Mängelliste und Auswertung in einem Schritt. Ergebnis: weniger Medienbrüche, klare Prioritäten, belastbare Kennzahlen – und signifikant weniger Nacharbeit.

• Standardisiertes Prüfprotokoll: 20 Prüfpunkte, anpassbar auf Ihre Anlagenstruktur.
• Automatische Mängelliste: Priorität und Maßnahmenvorschlag – spart 30–50% Nacharbeit.
• KPIs in Echtzeit: i.O., Mängel, Erfolgsquote in % und Textbewertung.
• Grenzwertlogik: Farbcodes reduzieren Fehlbewertungen.
• Nächster Prüftermin: wird automatisch berechnet (z. B. +12 Monate).
• Audit‑tauglich: Filter, Fixierung und konsistente Formate beschleunigen Nachweis und Abnahme.

Prüfprotokoll: Enthält Stammdaten (Firma, Standort, Anlagenteil, Datum, Prüfer, nächste Prüfung) und eine detaillierte Tabelle mit Spalten Prüffpunkt, Anlage/Gerät, Sollwert, Messwert, Einheit, Ergebnis, Mangel, Bemerkung. 20 vordefinierte Prüfpunkte inkl. Sichtprüfung, Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand, Schleifenimpedanz/Netzinnenwiderstand, RCD‑Auslösezeit, Spannungsprüfung 230/400 V, Funktionsprüfung, Beschriftung, Schutzmaßnahmen. Kopfzeilen sind fixiert; AutoFilter, Zahlenformate und Farbcodes (Grün i.O., Gelb Hinweis, Rot Mangel) sind gesetzt.

Mängelliste: Wird automatisch aus allen als Mangel markierten Zeilen erzeugt. Felder: Lfd.-Nr., Prüffpunkt, Anlage/Gerät, Mangelbeschreibung, Priorität (Hoch/Mittel, farblich), empfohlene Maßnahme. Änderungen am Protokoll aktualisieren die Liste.

Auswertung: Kennzahlen Gesamt, i.O., Mängel, Erfolgsquote in %, textliche Gesamtbewertung (Sehr gut–Mangelhaft) sowie nächstes Prüfdatum. Berechnung per Formeln wie ZÄHLENWENN und einfache Wenn‑Logik für die Textbewertung.

• Automationen: Vorbefüllung von Firmendaten, Prüfdatum, Prüfer und nächstem Prüftermin.
• Grenzwerte (anpassbar): Isolationswiderstand ≥ 1 MΩ; Schutzleiter ≤ 0,30 Ω; RCD 30 mA ≤ 40 ms (Schnelltest); 230 V ±10%, 400 V ±10%.
• Logik: Automatische i.O./Mangel‑Setzung, farbliche Markierung und passende Bemerkung je Prüfpunkttyp.

1. Datei öffnen und Stammdaten prüfen: Firmenname, Standort, Intervall (z. B. 12/24 Monate) einmalig eintragen. Prüfer wählen oder hinzufügen.
2. Prüfauftrag anlegen: Datum setzen, Anlagenteil/UV auswählen, optional Anlagennummer und Raum.
3. Prüfpunkte bearbeiten: Für jede Anlage Zeile aktivieren. Prüfpunkte sind vorgegeben; Sie können sie erweitern oder per Dropdown anpassen.
4. Messwerte eintragen: In Spalte Messwert mit korrekten Einheiten arbeiten (Ω, MΩ, ms, V). Dezimaltrennzeichen Komma verwenden.
5. Automatische Bewertung prüfen: Die Vorlage vergleicht gegen Grenzwerte und setzt Ergebnis. Rot markiert Mangel, gelb Hinweis mit Textvorschlag.
6. Mängelliste öffnen: Priorität und Maßnahmenvorschlag übernehmen, Verantwortliche und Zieltermin ergänzen.
7. Auswertung sichten: KPIs, Erfolgsquote (%) und textliche Gesamtbewertung kontrollieren; nächstes Prüfdatum wird automatisch berechnet.
8. Export: Prüfprotokoll als PDF drucken, Mängelliste versenden, Archivversion speichern.
9. Nachverfolgung: Nach Instandsetzung Mängel im Protokoll auf i.O. setzen; KPIs aktualisieren sich.

Warnhinweis ⚠️: Arbeiten Sie nach den 5 Sicherheitsregeln; Messungen nur mit geeignetem Prüfgerät (z. B. RCD‑Prüfung) und PSA. Spannungsführende Teile nur durch Elektrofachkräfte.

Tipp 💡: Strg+Umschalt+L aktiviert/deaktiviert den AutoFilter. So filtern Sie in Sekunden alle Mängel eines Standorts.

Vorteile Excel: Sofort einsatzbereit, keine Lizenzen, offline nutzbar, flexibel anpassbar an Ihre Prüfpunkte und Grenzwerte. Ideal für kleine bis mittlere Umfänge, mehrere Standorte mit einheitlicher Vorlage und schnellen Audits. Automationen (Bewertung, Mängelliste, KPIs) decken 80–90% der Dokumentationsanforderungen ab.

Grenzen: Kein zentrales Rechte‑/Änderungsmanagement, eingeschränkte Mehrbenutzer‑Fähigkeit, kein direkter Geräte‑Import aus Messern, keine mobile Offline‑Erfassung mit Fotos/Barcodes. Für hohe Stückzahlen steigt das Risiko von Versionskonflikten.

Alternativen: EAM/CAFM‑Systeme oder spezialisierte Prüfsoftware mit Geräteanbindung, Barcodes, Workflow, lückenlosem Audit‑Trail. Bessere Skalierung bei >500–1.000 Prüfpunkten je Intervall, mehreren Teams und Compliance‑Vorgaben.

Empfehlung: Starten Sie mit der Excel‑Vorlage, wenn Sie strukturierte Dokumentation, klare Grenzwerte und schnelle Auswertung benötigen. Wechseln Sie zu Spezialsoftware, sobald mehrere Prüfteams parallel arbeiten, mobile Erfassung Pflicht wird oder Sie Geräte‑Daten direkt übernehmen möchten. Die Excel‑Struktur bleibt als Export/Backup sinnvoll.

Was oft schiefgeht und wie Sie es vermeiden – kompakt aus Projekten mit EVU, Industrie und FM‑Dienstleistern.

• Typische Fehler
  • Falsche Einheiten: Isolationswiderstand in kΩ statt MΩ eingetragen – führt zu Scheini.O. Prüfen Sie Einheiten pro Prüfpunkttyp.
  • Gemischte Dezimaltrennzeichen: Punkt und Komma mischen erzeugt Text statt Zahl; die Bewertung greift dann nicht.
  • Unklare Zuordnung: Anlagen/Geräte ohne Anlagenteil/UV – später nicht filterbar. Immer Standort, UV und Stromkreis angeben.

• Profi‑Tipps
  • Datenvalidierung: Dropdowns für Prüfer, Standorte, UVs erweitern die Konsistenz; reduziert Nacharbeit im Audit um ca. 20%.
  • Shortcuts nutzen: Strg+; setzt das Tagesdatum, Alt+Pfeil unten öffnet Listen – beschleunigt die Protokollierung merklich.
  • Grenzwerte versionieren: In einer separaten Tabelle Datum, Normbezug (z. B. DIN VDE 0105‑100) und Grenzwertstand dokumentieren. In einem Audit 2024 ersparte diese Versionierung einem Industriekunden eine Nachprüfung von 180 Stromkreisen.

Hinweis: Passen Sie die RCD‑Bewertung bei anderen Nennfehlerströmen an (z. B. 100 mA) und dokumentieren Sie Messverfahren und Prüfgerät im Bemerkungsfeld. Das erhöht die Beweiskraft Ihrer Protokolle deutlich.