Quittung Excel-Vorlage mit Positionsliste und MwSt.-Berechnung

Kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe schreiben Quittungen oft zwischen Tür und Angel: Barzahlung quittieren, Betrag prüfen, abheften. Manuell addierte Positionen, falsche MwSt. oder fehlende Firmendaten kosten Zeit und Nerven. Eine strukturierte Excel-Vorlage reduziert diese Fehler, beschleunigt die Bearbeitung und sorgt für saubere Ablage.

Mit dieser Vorlage erstellen Sie Quittungen mit Positionsliste und automatischer Berechnung von Netto, 19 % MwSt. und Brutto. Firmendaten wie USt-IdNr., Steuernummer und IBAN werden zentral gepflegt und automatisch in jede Quittung übernommen. Das Archiv zeigt Filter, fixierte Kopfzeile und Summen – so finden Sie Belege in Sekunden wieder.

• Automatische 19 %-MwSt. und Brutto aus Netto
• Positions-Gesamtpreis = Menge × Einzelpreis, Euro-Format
• Archiv mit Filter, fixierter Kopfzeile und Totalsummen (Netto/MwSt./Brutto)
• Firmendaten zentral gepflegt (USt-IdNr., Steuernummer, IBAN)
• Aktuelles Datum voreingetragen; 20 Beispiel-Quittungen zur direkten Auswertung

Die Datei enthält drei klar getrennte Bereiche für den täglichen Einsatz.

Tab: Quittung – Erfassung und Druck. Sie tragen Empfänger, optional Kundennummer, Zahlungsart und Notizen ein. Pro Position geben Sie Menge und Einzelpreis ein; der Gesamtpreis je Zeile berechnet sich automatisch. Die Netto-Summe addiert alle Positionen; MwSt. = Netto × 0,19; Gesamt = Netto + MwSt. Währungsformat ist € mit zwei Dezimalstellen. Datum ist auf heute gesetzt und kann überschrieben werden. Bereich für Unterschrift ist vorbereitet.

Tab: Quittungsarchiv – Historie mit Übersicht. Liste aller Quittungen mit AutoFilter, eingefrorener Kopfzeile und Formeln für Totalsummen (Netto, MwSt., Brutto) sowie Anzahl der Quittungen. Ideal für Suche, Monatsabschluss und Export.

Tab: Stammdaten – Zentrale Firmendaten (Name, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer, IBAN) und Nutzungshinweise. Änderungen wirken automatisch in der Quittung.

Automations-Hinweise: Positionen, Summen und Archiv-Totalsummen sind formelbasiert. Hinweis: Keine echte Auto-Nummerierung und kein automatischer Transfer der Quittung ins Archiv in Excel; das Archiv wird per Skript oder manuell befüllt.

1. Stammdaten öffnen: Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer, IBAN eintragen. Speichern.
2. Tab Quittung: Datum ist auf heute gesetzt. Bei Bedarf mit Strg+; neu einfügen.
3. Empfänger eintragen: Name/Firma und kurze Leistungsbeschreibung.
4. Positionen erfassen: Menge und Einzelpreis je Zeile. Der Gesamtpreis je Position wird automatisch berechnet. Leere Zeilen bleiben ohne Einfluss.
5. Prüfen: Netto-Summe, MwSt. (19 %) und Brutto werden automatisch gebildet. Zahlen sind im €-Format.
6. Zahlungsart wählen und optional Notiz ergänzen (z. B. Barzahlung, EC, Verwendungszweck).
7. Drucken oder als PDF exportieren: Strg+P, Auswahl auf Quittungsbereich beschränken. Unterschrift vor Ort einholen.
8. Archivieren: Quittungsdaten ins Tab Quittungsarchiv übernehmen. Entweder manuell kopieren (Werte) oder das mitgelieferte Skript ausführen, das die nächste freie Zeile füllt und Summen aktualisiert.
9. Datei-Organisation: PDF im Ordner /Quittungen/JJJJ-MM/ ablegen. Dateiname z. B. 2025-03-14_Kunde_Material.pdf.

Warnhinweis: Eine Quittung bestätigt den Zahlungseingang. Prüfen Sie, ob in Ihrem Fall eine formale Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erforderlich ist.

Tipp: Schützen Sie Formeln per Blattschutz, erlauben Sie nur die Eingabe in Feldern für Datum, Empfänger und Positionen. So vermeiden Sie versehentliche Überschreibungen. 💡

Excel-Vorteile: Einmalige Vorlage, keine laufenden Kosten, offline nutzbar, flexibel anpassbar (Logo, Zusatzfelder). Ideal, wenn Sie bis ca. 50 Quittungen pro Monat schreiben, gelegentlich Positionen ändern und schnelle PDF-Ausgaben brauchen.

Excel-Grenzen: Keine echte Auto-Nummerierung, kein automatischer Archiv-Transfer, begrenzte Mehrbenutzerfähigkeit, höheres Fehler­risiko bei manueller Pflege. Audit-Trail und Zugriffsrechte sind nur rudimentär abbildbar.

Word/PDF-Formulare: Einfach, aber ohne Positionssummen, MwSt.-Automatik und Auswertungen – gut für Einzelfälle, ungeeignet für Serien.

Kassen- oder Buchhaltungssoftware (Cloud/On-Prem): Bietet Nummernkreise, GoBD-Funktionen, Zahlungsabgleich, oft API-Export. Sinnvoll ab >50–100 Quittungen pro Monat, bei Teamnutzung oder wenn Sie Auswertungen und Workflows brauchen.

Empfehlung: Starten Sie mit dieser Excel-Vorlage. Steigt das Belegvolumen oder benötigen Sie Freigaben, wechseln Sie zu spezialisierter Software und übernehmen Sie die Archivdaten per CSV-Export.

Häufige Stolperfallen

• Preise als Text formatiert: Dann greift die Summenformel nicht. Achten Sie auf €-Zahlenformat und rechtsbündige Anzeige.
• Manuelle Rundungen: Unterschied zwischen Anzeige und Berechnung führt zu Cent-Differenzen. Nutzen Sie RUNDEN(Betrag;2) nur, wenn zwingend.
• Archiv vergessen: Ohne Eintrag ins Quittungsarchiv fehlen Belege in Auswertungen. Gewöhnen Sie sich einen Abschluss-Check nach jedem Druck an.

Profi-Tipps aus der Praxis

• Vorlage schützen: Mit Strg+1 Zahlenformat festlegen, dann Blattschutz aktivieren und nur Eingabefelder freigeben. So bleiben Formeln stabil.
• Schneller arbeiten: Strg+D kopiert Positionen nach unten; Alt+Eingabe für Zeilenumbruch in einer Zelle; Strg+; setzt das heutige Datum.
• Mini-Anekdote: Ein Malerbetrieb verlor eine Stunde, weil Einzelpreise versehentlich als Text importiert wurden; die MwSt. blieb bei 0,00 €. Lösung: Spalte markieren, Daten – Text in Spalten – Standard wählen, dann neu berechnen. Seitdem prüft das Team auf grüne Dreiecke und nutzt das Archiv als Kontrollsumme.

Hinweis: Es gibt keine echte Auto-Nummerierung und keinen automatischen Transfer ins Archiv. Nutzen Sie das mitgelieferte Skript oder einen festen manuellen Prozess – erst dann ist Ihre Übersicht vollständig.